Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 20 novembre 2025
1. Présentation
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont l'École pour l'Informatique et les Techniques Avancées (EPITA), membre du groupe IONIS, collecte, traite et protège les données personnelles des utilisateurs des services numériques hébergés par la Forge d'EPITA.
Ce document se limite uniquement au traitement des données effectuées dans le cadre du service de la Forge. Cela exclut donc les traitements de données effectués par d'autres services de l'École qui peuvent également impliquer le partage de données avec des prestataires externes.
Responsable de traitement :
EPITA
14-16 rue Voltaire
94270 Le Kremlin-Bicêtre
FRANCE
Délégué à la Protection des Données (DPO) :
E-mail : dpo@epita.fr
Tél. : +33 (0)1 44 08 01 40
2. Services concernés
Cette politique s'applique aux services suivants, hébergés sur l'infrastructure informatique d'EPITA :
- Forge ID : système d'authentification unique (SSO) interne
- Fleet Manager : gestion des salles machines et des accès aux ordinateurs de travaux pratiques
- Intranet de la Forge : suite d'applications pour la réalisation d'activités informatiques pratiques et serveurs Git associés
- Instances Moodle : plateforme d'apprentissage et d'évaluation
- News : forum de discussion interne (instance Discourse)
- Service de gestion Discord : synchronisation entre comptes Discord et comptes Forge EPITA
- Instance GitLab : plateforme de gestion de code source
- Volumes AFS : espaces de stockage distribués (répertoires personnels des utilisateurs)
- HedgeDoc : outil de prise de note
- Intracom : outil interne de gestion des évènements de communication de l'école
- Tickets : outil de demandes de support centralisé
3. Utilisateurs concernés
Ces services sont destinés aux :
- Étudiants d'EPITA (actuels et alumnis)
- Salariés de l'école (CDI et CDD)
- Enseignants vacataires (sous contrat de prestation)
4. Base légale du traitement
Les traitements de données personnelles effectués par la Forge d'EPITA reposent sur les bases légales suivantes :
- Exécution d'un contrat : pour les étudiants dans le cadre de leur contrat de scolarité, pour les salariés et vacataires dans le cadre de leur contrat de travail ou de prestation
- Consentement : pour certains services optionnels, notamment le service de gestion Discord, HedgeDoc, GitLab, ouverture d'un ticket
Nous attirons votre attention sur le fait que certains services, bien que formellement optionnels, peuvent s'avérer nécessaires dans le cadre des activités pédagogiques.
5. Données collectées
5.1 Données d'identification
Nous collectons les données suivantes :
- Nom et prénom
- Adresse e-mail personnelle
- Numéro de téléphone
- Date de naissance
- Photo (avec possibilité de restreindre sa visibilité dans l'annuaire interne)
- Statut (étudiant, salarié, vacataire)
- Pour le personnel : département d'affectation
5.2 Données générées par l'utilisation des services
Des données sont générées lors de l'utilisation des différentes applications pour assurer leurs bons fonctionnement. Par exemple :
- Rendus de devoirs et travaux sur Moodle et l'intranet
- Code source et projets stockés sur GitLab
- Publications et discussions sur le forum News
- Fichiers personnels stockés dans les volumes AFS
- Messages et threads d'aide créés via le service Discord
- Echanges de correspondances par tickets et pièces jointes associées
5.3 Données techniques
Nous collectons automatiquement certaines données techniques nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité de nos services, et également dans le cadre de conformité légales :
- Historiques de connexion (Forge ID et ordinateurs de salles machines via Fleet Manager)
- Adresses IP de connexion
- Horodatage des connexions
- Nom d'utilisateur
- Plateforme de connexion (dans le cadre d'une connexion par fédération)
- Pour le service Discord : identifiant utilisateur Discord, identifiants de messages créés via notre outil
5.4 Données potentiellement sensibles
Bien que nous ne collectons pas directement de données sensibles, nous vous informons que certaines informations relatives aux aménagements d'examens peuvent être déduites à partir de la configuration des évaluations sur Moodle Exam.
6. Finalités du traitement
Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :
- Gestion de la scolarité et des activités pédagogiques
- Authentification et gestion des accès aux services (Single Sign-On)
- Fourniture d'outils de développement et d'apprentissage
- Gestion des infrastructures techniques et des salles machines
- Sécurité des systèmes d'information
- Communication interne
- Monitoring et statistiques techniques pour assurer le bon fonctionnement de l'infrastructure
- Edition des cartes d'accès et cartes d'étudiants
7. Destinataires des données
Vos données personnelles peuvent être transmises aux destinataires suivants :
7.1 Au sein d'EPITA
- Enseignants (pour les données liées à l'activité pédagogique)
- Services de scolarité
- Direction de formation
- Services de développement marketing
- Services de communication
- Directions de sites
- Direction générale
7.2 Au sein du groupe IONIS
- Direction des Systèmes d'Information (DSI) du groupe IONIS, notamment pour la gestion des comptes Microsoft 365
7.3 Prestataires externes
- Discord Inc. : uniquement pour les utilisateurs ayant activé la synchronisation avec Discord, les données transmises comprennent :
- Le nom d'utilisateur au format prénom.nom (si la synchronisation du nom est activée par le gestionnaire du serveur Discord)
- Les attributions de rôles configurées (par exemple : groupe classe, campus de scolarité)
8. Hébergement des données
Les services de la Forge d'EPITA sont hébergés sur l'infrastructure informatique de l'école, située dans un datacenter de colocation à Ivry-sur-Seine (France) opéré par Digital Realty.
Aucun prestataire externe n'a accès à ces données, à l'exception des données faisant l'objet d'un partage explicité dans la section « Destinataire des données - Prestataires externes ».
9. Durées de conservation
Les données personnelles sont conservées selon les durées suivantes :
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Historiques de connexion (Forge ID et Fleet Manager) | 1 an, puis suppression |
| Volumes AFS | Maximum 1 an après le départ de l'utilisateur (démission ou diplomation) |
| Données liées à la notation et aux examens | 10 ans (obligation légale) |
| Autres données | Conservation pour la durée nécessaire aux finalités du traitement |
Pour les salariés et vacataires, les accès sont désactivés à la fin du contrat. Les accès sont également désactivés pour les étudiants démissionnaires.
10. Sécurité des données
EPITA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé.
L'accès aux données est strictement limité aux personnes habilitées en raison de leurs fonctions.
11. Vos droits
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement : obtenir l'effacement de vos données dans certaines conditions
- Droit à la limitation du traitement : demander la limitation du traitement de vos données dans certains cas
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé
- Droit de retirer votre consentement : pour les traitements basés sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données :
Email : dpo@epita.fr
Courrier :
DPO - EPITA
24 Rue Pasteur
94270 Le Kremlin-Bicêtre
FRANCE
Tél. : +33 (0)1 44 08 01 40
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation :
CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Tél. : 01 53 73 22 22
Site web : www.cnil.fr
12. Modifications de la politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une mise à jour de la date de dernière révision.
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications.
13. Contact
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données aux coordonnées indiquées à la section 11.
Cette politique de confidentialité est effective à compter du 20 novembre 2025.